Benvenuti alla fatturazione elettronica per GlaxoSmithKline

GSK collabora con Tungsten Network, la piattaforma globale di fatturazione elettronica

Benvenuti nella pagina di assistenza ai servizi per gli ordini di acquisto di GSK/Tungsten Network

Questa pagina ha lo scopo di aiutare i fornitori di GSK a comprendere le implicazioni, le caratteristiche ed i vantaggi dei servizi per gli ordini di acquisto (PO), il cui lancio è avvenuto a settembre 2015.

L'attivazione dei servizi per gli ordini di acquisto da parte di GSK parte da due obiettivi chiari:

  • Rendere la fatturazione elettronica più rapida e più semplice per i nostri fornitori
  • Eliminare gli errori comuni che provocano ritardi nell'approvazione e nel pagamento delle fatture

Nota importante: l'attivazione dei servizi per gli ordini di acquisto riguarda solo alcune entità di GSK.  

Fate clic qui per sapere se il vostro cliente GSK invierà informazioni sull'ordine di acquisto a Tungsten Network.

 

Fornitori che usano la soluzione Modulo Web

Per gli ordini di acquisto inviati a Tungsten (fate clic qui per visualizzare le eccezioni e i clienti interessati) ora potrete accedere a Tungsten, visualizzare il vostro ordine di acquisto e convertirlo in una fattura elettronica in pochi semplici clic.

Assistenza e supporto per i fornitori che utilizzano la soluzione Modulo Web

Il servizio Conversione ordini di acquisto di Tungsten è rapido e semplice da utilizzare, soprattutto dopo aver acquisito familiarità con i tutorial video e PDF sopra indicati.

A partire dal 28 settembre 2015 potrete convertire rapidamente un ordine di acquisto in fattura. Tutti i dati dell'ordine di acquisto verranno estratti automaticamente; in questo modo, non sarà necessario inserire o modificare manualmente alcun dato. Una volta che l'ordine di acquisto apparirà sul portale Tungsten, vi invitiamo ad utilizzare la funzionalità Conversione ordini di acquisto.

Nota: non tutte le entità di GSK o gli ordini di acquisto sono interessati. Visitate questa pagina per ulteriori informazioni.

Domande frequenti

  • No, GSK continuerà a inviare ordini di acquisto ai fornitori con la stessa modalità.

  • Per prima cosa consultate questa pagina per verificare che il vostro ordine di acquisto o il cliente GSK sia interessato da questo progetto. Presumendo che l'ordine di acquisto rientri nel progetto, torni a consultare il portale dopo alcune ore. Se non riesce comunque a visualizzare l'ordine di acquisto, contatti l'assistenza Tungsten.

  • Gli ordini di acquisto inizieranno a essere visualizzati sul portale entro 2-5 giorni lavorativi. Continui a consultare la sezione “I miei ordini di acquisto” del portale. Se dopo 5 giorni non visualizzate alcun ordine di acquisto sul portale, contattate l'assistenza Tungsten.

  • Potete controllare la sezione "I miei ordini di acquisto" nell'account sul portale Tungsten. Inoltre, se desiderare ricevere notifiche tramite e-mail quando un nuovo ordine di acquisto appare sul vostro account, contattate l'assistenza Tungsten, che può aiutarvi ad impostarle.

  • Nell'ambito dell'impegno continuo di GSK volto al miglioramento dell'efficienza e dell'esperienza dei fornitori, l'attivazione del servizio di conversione ordini di acquisto comporterà:

    • La possibilità per i fornitori di emettere fattura in pochi clic!
    • L'inserimento automatico dei dati nelle righe della fattura, senza necessità di inserimento manuale!
      • In questo modo verranno ridotti gli errori di digitazione che potrebbero produrre discrepanze nei sistemi di GSK, con conseguenti eccezioni e ritardi nei pagamenti.
    • La possibilità di emettere fatture elettroniche più rapidamente e semplicemente che mai.
    • Un numero minore di ritardi o richieste, grazie al miglioramento delle convalide da parte di Tungsten.
  • La politica di GSK prevede l'invio di un ordine di acquisto in formato PDF ai fornitori quando vengono richiesti beni o servizi. Dal 28 settembre 2015 in poi, questi ordini di acquisto sono disponibili sul portale Tungsten per la relativa conversione in fattura. (A meno che il vostro cliente GSK non sia escluso dall'ambito dell'iniziativa; fate clic qui per ulteriori informazioni

    • Se disponete di un ordine di acquisto in formato PDF, dovreste riuscire a visualizzarlo anche sul portale.
    • Se GSK ha ordinato beni/servizi presso di voi e non disponete di un ordine di acquisto in formato PDF, contattate il cliente GSK.
  • No, potete utilizzare Conversione ordini di acquisto solo se è stato emesso un ordine di acquisto di GSK idoneo. Invitate il cliente GSK a emettere ordini di acquisto in futuro, in modo da poter sfruttare la funzionalità Conversione ordini di acquisto. Nel frattempo, la preghiamo di emettere una fattura tramite la soluzione Modulo Web di Tungsten nel solito modo.

  • Non tutti gli ordini di acquisto di GSK saranno disponibili su portale Tungsten. Fate clic qui per scoprire se il vostro cliente GSK è incluso nel progetto.

    • Se il cliente è incluso nel progetto e avete ricevuto un ordine di acquisto in formato PDF da GSK, ma questo non è presente sul portale, ricontrollate entro 24 ore. Se dopo 24 ore l'ordine di acquisto è ancora assente, contattate l'assistenza Tungsten.
    • Se il cliente GSK non è incluso nel progetto, continuate a inviare le fatture nel solito modo.
  • Il messaggio di errore visualizzato nell'avviso e-mail e/o sul portale Tungsten dovrebbe illustrare il problema e che cosa bisogna fare per risolverlo (se necessario). Per richiedere ulteriori informazioni, contattate l'assistenza Tungsten.

  • No. La funzionalità Conversione ordini di acquisto è progettata specificamente per consentire l'inserimento automatico delle informazioni dell'ordine di acquisto nella fattura ed evitare così la digitazione dei dati! I campi compilati automaticamente comprendono il numero ordine di acquisto, la descrizione, la quantità, l'unità di misura.

  • Sì, è necessario aggiungere nei campi obbligatori dati come il numero della fattura, la data della fattura, l'aliquota imposta e così via.

  • Sì, è possibile. GSK accetta allegati in formato PDF che non superino 5 MB.

  • Conversione ordini di acquisto di Tungsten vi permette di modificare le quantità della fattura in modo che corrispondano alla consegna parziale a GSK.

    Nel caso di spedizioni parziali, i fornitori possono utilizzare Conversione ordini di acquisto più volte per un singolo ordine di acquisto.

    Il portale Tungsten fornisce il tracciamento semplice di tutte le fatture precedenti generate tramite Conversione ordini di acquisto. Questa caratteristica permette di conoscere con sicurezza le quantità rimanenti da fatturare.

  • Si assicuri di avere consultato i tutorial, i video e le Domande frequenti. Non dimenticate inoltre la sezione “Quali ordini di acquisto sono inclusi?”

Fornitori che usano Soluzione Integrata

GSK continua a migliorare i propri servizi tramite Tungsten. Dal 28 settembre 2015 GSK ha introdotto la convalida avanzata degli ordini di acquisto. Questo permetterà di migliorare il processo di associazione delle fatture all'interno di GSK e di pagare i fornitori nei tempi stabiliti.

GSK continuerà a inviarle ordini di acquisto tramite e-mail.

Tungsten controllerà l'ordine di acquisto per garantire che:

  • L'azienda indicata sull'ordine di acquisto corrisponda all'azienda verso cui si emette fattura
  • Il numero ordine di acquisto citato sia corretto
  • I numeri contenuti nelle righe corrispondano all'ordine di acquisto
  • Venga indicato un solo numero ordine di acquisto per ciascuna fattura

Domande frequenti

  • Per essere certi che le vostre fatture superino i controlli di convalida, vi consigliamo di attendere 2-5 giorni lavorativi (dal momento della registrazione) prima di inviare la prima fattura elettronica tramite Tungsten Network. Se si verificano problemi o per richiedere aiuto, contattate l'assistenza Tungsten.

  • Nell'ambito dell'impegno continuo di GSK volto al miglioramento dell'efficienza e dell'esperienza dei fornitori, l'attivazione dei servizi per gli ordini di acquisto comporterà per i fornitori un numero minore di ritardi o richieste grazie al miglioramento delle convalide da parte di Tungsten.

  • GSK invita tutti i fornitori a emettere fattura utilizzando i dati esatti (codice/descrizione prodotto, unità di misura, prezzo unitario) indicati nell'ordine di acquisto di GSK. Se i dati inseriti in uno di questi campi differiscono da quelli indicati nella fattura, può verificarsi un ritardo o un rifiuto.

  • Il messaggio di errore visualizzato nell'avviso e-mail e/o sul portale Tungsten dovrebbe illustrare il problema e che cosa bisogna fare per risolverlo (se necessario). Verificate che la fattura sia stata inviata alla stessa entità di GSK da cui avete ricevuto l'ordine di acquisto. Per richiedere ulteriori informazioni, contattate l'assistenza Tungsten.

  • Potete inviare fatture elettroniche a qualunque entità legale con cui avete rapporti commerciali e da cui ricevete ordinazioni. Fate clic qui per un elenco completo delle entità di GSK presenti in Tungsten Network.

    Nota: le fatture inviate all'entità non corretta verranno rifiutate dai sistemi di convalida di Tungsten.

  • Si assicuri di avere consultato i tutorial, i video e le Domande frequenti. Non dimenticate inoltre la sezione “Quali ordini di acquisto sono inclusi?”

Avete ancora bisogno di aiuto? Contattate il team di assistenza Tungsten dedicato!