Benvenuti alla fatturazione elettronica per GSK Vaccines

Domande frequenti

Perché dovrei usare Tungsten Network per inviare le mie fatture?

Nell'ambito della strategia Procure-to-Pay globale intrapresa da GSK alcuni anni fa, GSK Vaccines ha iniziato la transizione alla fatturazione elettronica con l'obiettivo di ricevere il 100% delle fatture in arrivo in formato digitale. Una volta completata la transizione, GSK Vaccines non accetterà più le fatture cartacee e l'unico metodo consentito per la ricezione di fatture da parte dei fornitori sarà l'invio tramite Tungsten Network.

È obbligatorio fatturare tramite Tungsten Network se si hanno rapporti commerciali con GSK Vaccines?

Dopo aver effettuato il passaggio alla fatturazione elettronica, GSK Vaccines non accetterà più le fatture cartacee dalla vostra azienda. Le fatture elettriche saranno l'unico metodo accettato per ottenere il pagamento. Al termine della transizione, GSK Vaccines non accetterà più fatture cartacee.

Quali sono i benefici dell'uso di Tungsten Network?

• Consegna delle fatture a GSK rapida e garantita entro 24 ore – I termini di pagamento vengono calcolati dalla data di invio, eliminando eventuali ritardi che possono verificarsi utilizzando le fatture cartacee
• Gestione migliorata del flusso di cassa – Le fatture sono ricevute, elaborate e approvate più rapidamente, offrendovi un quadro "più prevedibile dei pagamenti"
• Maggiore visibilità – potrà accedere in qualunque momento per verificare lo stato delle fatture ed eseguirne il tracciamento fino al pagamento.
• Riduzione degli errori – Tungsten Network convalida le fatture per individuare errori comuni che possono verificarsi con l'elaborazione manuale
• Disponibilità degli ordini di acquisto– Gli ordini di acquisto vengono inviati a Tungsten Network per semplificare i vostri processi di fatturazione
• Efficienza economica del processo amministrativo – Tutti gli studi dimostrano che questa soluzione digitale è meno costosa e occupa meno risorse rispetto alla tradizionale elaborazione manuale del cartaceo
• Conformità IVA, indipendentemente dal luogo di spedizione o di ricezione della fattura

La fatturazione elettronica costituirà un requisito per i nuovi fornitori?

Sì, la fatturazione elettronica mediante Tungsten Network sarà inclusa nel processo di valutazione di nuovi fornitori. Consultate la politica sulla fatturazione elettronica di GSK inviata durante il processo di creazione.

Nei nuovi contratti per collaborazioni commerciali, GSK Vaccines includerà tra i termini e condizioni l'uso da parte dei fornitori di Tungsten Network.

Dovrò utilizzare questo servizio anche se attualmente le mie fatture vengono pagate puntualmente?

Sì, l'utilizzo del servizio Tungsten aiuterà a garantire la puntualità dei pagamenti anche in futuro.

Che cosa accade se continuo ad inviare fatture cartacee?

Finché la registrazione a Tungsten Network non sarà completata, continueremo a ricevere le vostre fatture in formato cartaceo. Una volta completata la registrazione, assicuratevi di interrompere l'invio delle fatture cartacee.

Nota: le fatture cartacee verranno rifiutate e vi verrà inviata un'e-mail con la richiesta di procedere all'elaborazione delle fatture tramite Tungsten Network. Questa operazione provocherà ritardi sulle date di scadenza.

Quali sono i costi associati alla registrazione su Tungsten Network?

Le tariffe variano in base all'opzione selezionata.

• Se opterà per Soluzione Integrata, vi sarà una quota associativa annuale e una per transazione.
• Se scegliete l'opzione Modulo Web, non è prevista una tariffa annuale ma solo una tariffa per transazione.

NOTA: riceverete una serie di TRANSAZIONI GRATUITE all'anno

Opzione scelta	Transazioni gratuite
Modulo Web	52 transazioni gratuite all'anno
Soluzione integrata	520 transazioni gratuite all'anno

Per maggiori dettagli, visitate il nostro sito Web

Quali servizi sono coperti dalla tariffa associativa per la Soluzione Integrata?

La quota associativa copre il costo sostenuto da Tungsten per impostare il vostro account nella rete ed i costi generali di gestione della rete stessa. Si tratta di un costo annuale indipendente dal numero di clienti con cui effettuate transazioni tramite Tungsten Network.

Perché la quota non viene pagata da GSK Vaccines?

Il passaggio alla fatturazione elettronica consentirà alla vostra azienda di risparmiare riducendo i costi per la carta, le stampe e l'invio con posta ordinaria. L'analisi mostra che adottando la fatturazione elettronica i fornitori possono risparmiare, ottimizzando i loro processi e riducendo in modo sostanziale i tempi di pagamento delle loro fatture.

GSK Vaccines effettuerà i pagamenti tramite Tungsten Network?

Tungsten Network non è una piattaforma di pagamento. GSK Vaccines continuerà a usare il proprio metodo di pagamento attuale.

Devo sottoscrivere un contratto con Tungsten Network?

Sì, se sceglierete di utilizzare la Soluzione integrata, dovrete sottoscrivere un contratto specifico con Tungsten Network Se sceglierete di utilizzare il Modulo Web, dovrete accettare i termini e le condizioni standard al momento della registrazione.

Inoltre, una volta completata la registrazione, accettate di interrompere l'invio di fatture cartacee a GSK Vaccines. Nota: le fatture cartacee verranno rifiutate e vi verrà inviata un'e-mail con la richiesta di procedere all'elaborazione delle fatture tramite Tungsten Network. Questa operazione provocherà ritardi sulle date di scadenza.

In che modo cambierà l'attuale processo di elaborazione degli ordini di acquisto?

Non ci saranno modifiche, riceverete ancora gli ordini di acquisto via e-mail da GSK Vaccines, in aggiunta il PO valido sarà disponibile anche sul portale di Tungsten Network. Eseguiremo una convalida per garantire che il numero di PO riportato in fattura corrisponda a quello di un PO valido.

Consiglio: se scegliete la soluzione del Modulo Web, potete creare le fatture convertendo direttamente gli ordini di acquisto. La conversione è più rapida e vi aiuta ad evitare errori quali elementi riga PO errati, unità di misura, ecc.

Chi posso contattare all'interno di GSK Vaccines?

L'implementazione della fatturazione elettronica verrà gestita direttamente da Tungsten Network per conto di GSK Vaccines, quindi potete contattare direttamente Tungsten.

Per informazioni aggiuntive sull'argomento "Chi devo contattare in caso di domande?", consultate la risposta alla domanda In quali circostanze devo contattare GSK? (Vengono descritte le responsabilità di GSK e quelle di Tungsten)

Tungsten Network è in grado di offrire assistenza in diverse lingue?

Sì, Tungsten Network fornisce servizi di vendita, implementazione e assistenza in inglese, francese, tedesco, olandese, spagnolo, portoghese, polacco e italiano.
Per i numeri di contatto locali, accedete al link Assistenza e supporto.

Sarò costretto ad installare software o hardware aggiuntivi?

No, non è richiesto alcun software o hardware. Tungsten Network è una soluzione basata sul Web; pertanto, tutto ciò di cui avrete bisogno per accedere alla piattaforma di fatturazione elettronica è un browser e l'accesso a Internet.

Invece di imporre standard di dati, la funzione di Formattazione Dei Dati Any-to-any di Tungsten Network accetta fatture in qualunque formato e struttura di file.

Ho già inviato alcuni dati di fatturazione direttamente ad altri clienti; posso inviare fatture EDI/XML direttamente a GSK Vaccines?

EDI e XML per Tungsten Network sono semplicemente formati di dati; pertanto, qualora scegliate di utilizzare la Soluzione Integrata, per far pervenire i dati a Tungsten Network potrete utilizzare il formato che preferite. GSK Vaccines non acquisirà alcun dato elettronico direttamente dai fornitori, in quanto riceverà un singolo file consolidato di fatturazione da Tungsten che conterrà le fatture di tutti i nostri fornitori.

Cosa accade se non dispongo di un sistema in grado di creare fatture elettroniche?

Se stampate fatture generate da qualsiasi sistema di fatturazione, è possibile inviare file di dati di fatturazione a Tungsten Network utilizzando la Soluzione integrata. Se le fatture vengono create manualmente (Word, Excel, ecc.), è possibile accedere alla piattaforma di fatturazione elettronica di Tungsten attraverso il sito Web sicuro e creare le fatture online mediante il Modulo Web. Non è richiesta l'installazione di software: tutto ciò di cui avete bisogno è un collegamento Internet ed un normale browser.

Come viene gestito il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella elettronica?

Quando sarete pronti ad effettuare transazioni tramite la rete, Tungsten Network vi invierà un avviso di notifica, in cui vi verrà comunicato che potete iniziare a inviare fatture. Al contempo, anche GSK Vaccines verrà informata con una notifica che siete pronti ad effettuare transazioni.

Nota: non appena sarete pronti a effettuare transazioni, le fatture cartacee verranno rifiutate e vi verrà inviata un'e-mail con la richiesta di procedere all'elaborazione delle fatture tramite Tungsten Network. Questa operazione avrà un impatto sulle date di scadenza.

Posso inviare fatture elettroniche tramite Tungsten Network a tutti i miei clienti?

Una volta effettuata la registrazione, Tungsten Network vi consentirà di inviare fatture elettroniche a tutti gli altri clienti che usano la rete.

Posso inviare transazioni per più di un cliente nello stesso file?

Se si utilizza la Soluzione integrata, Tungsten Network è in grado di accettare file di dati in qualsiasi formato per il numero di clienti desiderato. Tungsten Network concorderà con voi la modalità di identificazione di ciascun cliente nel file di dati e invierà quindi ogni transazione al cliente giusto.

La mia organizzazione prevede di cambiare presto il software per la fatturazione. Devo attendere prima della registrazione?

Il nostro obiettivo è che tutti nostri fornitori si registrino ed inizino a inviare fatture elettroniche. Tungsten Network accetta tutti i formati di dati in entrata; pertanto, vi consigliamo di registrarvi sulla rete e inviare subito le fatture per essere certi che i pagamenti non vengano interrotti. Quando sarete pronti a usare il nuovo software, non dovrete fare altro che avvisare Tungsten del cambiamento. Tungsten provvederà alle necessarie modifiche senza interrompere la consegna delle fatture.