Benvenuti alla fatturazione elettronica per Sanofi

Domande frequenti

Che cos'è Tungsten Network?

Tungsten Network è una rete globale per la fatturazione elettronica. La piattaforma di fatturazione elettronica di Tungsten Network consente ai fornitori di inviare dati di fatturazione in qualsiasi formato direttamente dai propri sistemi di contabilità, immettere i dati online e inviare elettronicamente le fatture nel portale o persino convertire facilmente un ordine di acquisto in una fattura.

Inoltre, il Servizio di controllo dello stato delle fatture* permette ai fornitori di seguire le proprie fatture nelle fasi principali del processo di elaborazione, dalla ricezione fino al pagamento.
*È possibile che in alcuni paesi, dove è già attivo il servizio di fatturazione elettronica, non sia ancora disponibile il Servizio di controllo dello stato delle fatture.

Come funziona?

La soluzione “any-to-any” di Tungsten Network è in grado di gestire tutti i requisiti di mappatura dei dati e di recapitare tutte le fatture dei fornitori nel formato richiesto dal sistema della contabilità fornitori del cliente.

È obbligatorio fatturare tramite Tungsten Network se si hanno rapporti commerciali con Sanofi?

Sanofi si sta adoperando attivamente per eliminare l'elaborazione delle fatture cartacee al fine di beneficiare dei vantaggi che la fatturazione elettronica offre sia all'azienda che ai nostri fornitori.

La capacità di inviare fatture elettroniche costituirà uno dei criteri di valutazione durante la procedura di gara e selezione del fornitore.

Quali sono i benefici dell'uso di Tungsten Network?

• Consegna delle fatture sicura e garantita - Sanofi riceve le fatture entro poche ore, evitando così gli eventuali ritardi o smarrimenti che possono verificarsi nella spedizione dei documenti cartacei tramite posta
• Possibilità di verificare lo stato della fattura online dalla consegna fino al pagamento
• Tempi di elaborazione più rapidi – Poiché riceviamo più rapidamente le fatture, possiamo avviare prima le attività di elaborazione e garantire la tempestività dei pagamenti
• Convalida istantanea delle fatture - Tungsten Network convalida le fatture garantendo il rispetto dei requisiti di legge e la disponibilità dei dati necessari per la loro integrazione nel sistema Sanofi, contribuendo così a ridurre i tempi di elaborazione e i possibili ritardi dei pagamenti dovuti alla mancanza di informazioni
• Tecnologia per la formattazione dei dati any-to-any – Tungsten Network supporta quasi tutti i tipi di output dei sistemi ERP e li trasforma in input compatibili con il sistema ERP di Sanofi. Non è necessario disporre di alcun software o hardware specifico.
• Maggiore trasparenza dei processi e migliore gestione del flusso di cassa grazie alla funzione di accesso e reporting 24 ore su 24, 7 giorni su 7
• Conformità alla normativa sull'IVA - Indipendentemente dal luogo di invio o ricezione delle fatture, i sistemi e i processi di Tungsten Network assicurano la conformità alle norme locali in materia di fatturazione elettronica
• Soluzione semplice, conveniente e rispettosa dell'ambiente - Sebbene in determinati casi Tungsten Network possa applicare delle tariffe, in base alla propria politica dei prezzi, tale costo è ampiamente compensato dai risparmi ottenuti eliminando le spese di stampa, preparazione e spedizione delle fatture per posta.

*È possibile che in alcuni paesi, dove è già attivo il servizio di fatturazione elettronica, non sia ancora disponibile il Servizio di controllo dello stato delle fatture.

Sarò costretto ad installare software o hardware aggiuntivi?

Tungsten Network è una soluzione basata sul Web; pertanto, tutto ciò di cui avrete bisogno per accedere alla piattaforma di fatturazione elettronica è un browser e l'accesso a Internet.

La fatturazione elettronica tramite Tungsten Network sarà un requisito per le nuove offerte e i nuovi fornitori?

La capacità di inviare fatture elettroniche costituirà uno dei criteri di valutazione durante la procedura di gara e selezione del fornitore.

Dovrò utilizzare questo servizio anche se le mie fatture vengono pagate puntualmente?

L'uso di Tungsten Network aiuterà a garantire la puntualità dei nostri pagamenti anche in futuro. Permetterà inoltre di usufruire di numerosi altri vantaggi, che vanno dalla consegna più sicura delle fatture alla maggiore visibilità di tutte le fasi del ciclo di fatturazione*.
*È possibile che in alcuni paesi, dove è già attivo il servizio di fatturazione elettronica, non sia ancora disponibile il Servizio di controllo dello stato delle fatture.

Che cosa accade se continuo ad inviare fatture cartacee?

Sanofi desidera avvalersi dei vantaggi che la fatturazione elettronica offre all'azienda e ai nostri fornitori e, pertanto, predilige l'uso di questo metodo di fatturazione.
Nel momento in cui si inizia a inviare fatture tramite Tungsten Network, non sarà più possibile inviare copie cartacee.

Quali sono i costi associati alla registrazione su Tungsten Network?

Tungsten Network offre due tipi di recapito delle fatture: una Soluzione Integrata e una soluzione Modulo Web.

La Soluzione Integrata permette ai fornitori di inviare i dati delle fatture in qualunque formato direttamente al nostro sistema di contabilità. Questa soluzione integra il vostro attuale sistema di fatturazione nella rete di fatturazione elettronica di Tungsten per consentire il trasferimento dei dati senza alcun intervento manuale; è prevista una quota associativa annuale, oltre a un costo per transazione, se si supera il numero di fatture consentite da questo tipo di soluzione.

La soluzione Modulo Web vi permette di inserire manualmente i dati in un modulo online protetto di Tungsten Network. Se optate per la soluzione Modulo Web, non vi sarà richiesto di versare una quota iniziale o associativa per iniziare a utilizzare il servizio. Riceverete un determinato numero di transazioni gratuite; se il vostro volume di fatture supera quello delle transazioni gratuite, potrete acquistarne altre. Per conoscere le tariffe attuali, consultate il documento sulle opzioni di Tungsten Network.

Quali servizi sono coperti dalla tariffa associativa per la Soluzione Integrata?

La tariffa di partecipazione copre il costo sostenuto da Tungsten Network per impostare il vostro account nella rete e i costi generali di gestione della rete stessa. La tariffa di iscrizione è un costo annuale che viene applicato a prescindere dal numero di clienti a cui inviate fatture tramite la rete e comprende un determinato numero di transazioni gratuite.

Perché la quota non viene pagata da Sanofi?

Sanofi e i fornitori pagano una tariffa per l'uso di Tungsten Network, in quanto entrambi beneficiari del servizio. Passare alla fatturazione elettronica permetterà ai fornitori di risparmiare, ottimizzando i loro processi e riducendo in modo sostanziale il tempo di pagamento delle loro fatture.

Riteniamo che queste tariffe siano in linea con i costi di spedizione postale e che possano essere ulteriormente assorbite dalla riduzione degli sforzi legati alle continue richieste di pagamento delle fatture o alla risoluzione delle problematiche legate alle fatture.

Sanofi effettuerà i pagamenti tramite Tungsten Network?

Tungsten Network non è una piattaforma di pagamento. Sanofi continuerà a pagare i fornitori utilizzando il metodo di pagamento attuale.

Devo sottoscrivere un contratto con Tungsten Network?

Sì, indipendentemente dalla soluzione scelta, vi verrà richiesto di accettare i termini e le condizioni di Tungsten Network.

Il requisito della fatturazione elettronica si applica a tutte le entità di Sanofi?

L'implementazione del servizio di fatturazione elettronica tramite Tungsten Network è prevista nella maggior parte dei paesi europei.

Chi posso contattare presso Sanofi?

L'implementazione della fatturazione elettronica sarà gestita per conto di Sanofi da Tungsten Network, che sarà anche il primo punto di contatto a cui rivolgersi in caso di dubbi e domande.

È possibile contattare Tungsten Network chiamando l' helpdesk di Tungsten Network

Cosa accade se non dispongo di un sistema in grado di creare fatture elettroniche?

Tungsten Network può gestire vari tipi di dati: vi consigliamo pertanto di contattare direttamente Tungsten per ottenere assistenza nell'individuare la soluzione più adatta alle vostre esigenze, anche in considerazione delle capacità del vostro sistema.

Se le fatture vengono create manualmente (Word, Excel, ecc.), è possibile accedere alla piattaforma di fatturazione elettronica di Tungsten attraverso il sito Web sicuro e creare le fatture online mediante il Modulo Web. Non è richiesta l'installazione di software: tutto ciò di cui avete bisogno è un collegamento Internet e un normale browser.

Come viene gestito il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella elettronica?

Quando sarete pronti per eseguire transazioni tramite la rete, Tungsten Network vi invierà un avviso di notifica in cui vi verrà comunicato che è possibile iniziare a inviare le fatture al nostro reparto contabilità fornitori.

Posso inviare fatture elettroniche tramite Tungsten Network a tutti i miei clienti?

Una volta effettuata la registrazione, Tungsten Network vi consentirà di inviare fatture elettroniche a tutti gli altri clienti che usano la rete.

Posso inviare transazioni per più di un cliente nello stesso file?

Se si utilizza la Soluzione integrata, Tungsten Network è in grado di accettare file di dati in qualsiasi formato per il numero di clienti desiderato. Tungsten Network concorderà con voi la modalità di identificazione di ciascun cliente nel file di dati e invierà quindi ogni transazione al cliente giusto.

La mia organizzazione prevede di cambiare presto il software per la fatturazione. Devo attendere prima della registrazione?

Tungsten Network accetta qualsiasi formato di dati in arrivo: pertanto, è possibile entrare subito a far parte della rete. Quando sarete pronti a usare il nuovo software, non dovrete fare altro che avvisare Tungsten del cambiamento. Tungsten provvederà alle necessarie modifiche senza interrompere la consegna delle fatture.

Tungsten Network è in grado di offrire assistenza in diverse lingue?

Sì, Tungsten Network fornisce servizi di vendita, implementazione e assistenza in inglese, francese, tedesco, olandese, spagnolo, italiano, polacco e portoghese.

Sono disponibili ulteriori informazioni sul servizio offerto da Tungsten Network?

Sì. Maggiori informazioni sono disponibili sul sito www.tungsten-network.com