Benvenuti alla fatturazione elettronica per GE
GE ha stabilito una partnership con Tungsten Network per offrire ai fornitori una modalità più semplice di invio delle fatture
GE ha stabilito una partnership con Tungsten Network per offrire ai fornitori una modalità più semplice di invio delle fatture
Attingendo all'esperienza acquisita nel corso di un decennio, abbiamo raggruppato un'ampia serie di domande frequenti (FAQ) e documenti che vi aiuteranno in ogni fase della procedura
Che cos'è Tungsten Network?
Tungsten Network fornisce soluzioni per la fatturazione elettronica, l'analisi e i flussi di lavoro a società di tutto il mondo. Per altre informazioni sui nostri prodotti e servizi, visiti il nostro sito web.
Quali sono i benefici derivanti dall'uso di Tungsten Network?
La fatturazione elettronica sarà un requisito per le nuove offerte e i nuovi fornitori?
Sì, A partire dal 2016, l'uso del sistema di fatturazione elettronica di Tungsten diverrà uno dei criteri formali di selezione dei fornitori adottati da GE. Anche se ciò non comporterà necessariamente una immediata inidoneità dei fornitori che non presentano tale requisito, la nostra aspettativa a riguardo è che tali fornitori, col tempo, si troveranno inevitabilmente in una posizione svantaggiata.
Vi sono costi connessi a tale servizio?
Tungsten Network offre due soluzioni di fatturazione elettronica, ciascuna delle quali include un numero gratuito di fatture al mese.
For suppliers of GE Healthcare, Renewable Energy, GE Corporate (SSS), GE Capital (SSS) – all transactions through Web From solution is free of charge!
Per le altre unita' operative GE i fornitori che utilizzano il Modulo Web possono acquistare nuove transazioni tramite il portale di Tungsten Network. È possibile accedere alla pagina "Acquista transazioni Tungsten Network" dal menu "Fatturazione", lo stesso utilizzato per andare alla pagina "Crea fattura".
Tungsten è in grado di collaborare con personale che parla altre lingue?
Le comunicazioni tra voi e il cliente continueranno ad avvenire nella stessa lingua. Potete continuare a inviare fatture nella stessa lingua normalmente utilizzata.
Se avete bisogno di supporto, inviate una richiesta a Tungsten Network oppure contattate il team di assistenza.
GE mi ha chiesto di utilizzare Tungsten Network per l'invio delle fatture. Cosa devo fare?
L'acquirente e il venditore devono essere entrambi membri di Tungsten Network per poter inviare e ricevere fatture elettroniche tramite Tungsten.
Se avete ricevuto un'e-mail da parte di Tungsten Network che vi invita a entrare a far parte della rete per conto di GE, è sufficiente fare clic sul link di attivazione contenuto nell'e-mail e seguire la procedura di registrazione (si tratta di un link personalizzato contenente dati precaricati che vi aiuterà ad accelerare il processo di registrazione).
If you have not, please contact [email protected] to request your registration link.
È possibile che molti dei suoi clienti siano già membri della rete. Entro 24 ore dalla registrazione a Tungsten Network potrà inviare loro fatture elettroniche.
Devo sottoscrivere un contratto con Tungsten Network?
Sì, indipendentemente dalla soluzione scelta, vi verrà richiesto di accettare i termini e le condizioni di Tungsten Network.
Devo installare un software?
No, non è necessario software o hardware aggiuntivo. Per inviare le fatture elettroniche tramite Tungsten Network occorre solo una connessione a Internet.
Quali sono i requisiti di sistema minimi per l'utilizzo di Tungsten Network?
I requisiti minimi del sistema operativo sono i seguenti: Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux o Mac OS 9.2*.
I requisiti di browser minimi sono i seguenti: versione 9 di Internet Explorer e versioni più recenti di Firefox, Chrome, Safari e Opera.
Posso inviare fatture elettroniche tramite Tungsten Network a tutti i miei clienti?
Dopo che avrà effettuato l'iscrizione alla rete, Tungsten le consentirà di inviare fatture elettroniche a qualsiasi cliente acquirente che fa parte della rete senza costi aggiuntivi. Selezionate "Connetti a un cliente" nel portale del fornitore per individuare facilmente altri acquirenti.
Una volta ricevuta la notifica RTT (Pronto a operare) da Tungsten posso continuare a inviare fatture cartacee?
No. GE si aspetta che, dopo la ricezione di tale notifica, l'invio di tutte le fatture avvenga tramite Tungsten e non vengano più inviate fatture cartacee (che, in caso di ricezione, saranno rifiutate). Questa misura eviterà possibili duplicazioni.
Chi ha il compito di fornire ulteriori dati di accesso a Tungsten per altri utenti?
Quando un fornitore o un acquirente si registra al portale Tungsten, deve nominare un amministratore, i cui dati possono essere individuati facendo clic su “Il mio account” e quindi su “Il mio profilo”. I dati appariranno nella parte inferiore della schermata.
L'amministratore può aggiungere nuovi utenti e modificare i diritti di accesso.
Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento
I have tried to register but received a message that my company already has a Tungsten Network account. How do I proceed?
If you have tried to register but received a message advising a company with the same VAT ID is already registered, you will need to be given access to your company’s existing account.
If you know who your admin is, they can grant you access by following these steps:
If you do not know who your account admin is or your account admin has left the company and you would like to be granted access, please fill in this form https://tungsten-network.my.site.com/contactAccountAccess/s/?language=en_US
Le fatture elettroniche possono essere inviate in altri paesi?
Sì. Tungsten Network è una rete globale che permette agli iscritti di inviare e ricevere fatture in tutto il mondo. Tungsten Network rispetta le normative fiscali vigenti a livello locale, semplificando così i vostri obblighi di conformità. Grazie alla collaborazione con PwC, assicuriamo la conformità a tutte le normative in materia fiscale e di fatturazione vigenti in Europa, Nord America e nella regione Asia Pacifico.
Contattateci per informazioni più dettagliate sulla nostra conformità a livello globale.
Le fatture elettroniche sono conformi alle normative fiscali e in materia di IVA a livello locale?
Sì. Le fatture elettroniche inviate tramite Tungsten Network sono conformi alle normative fiscali e in materia di IVA vigenti a livello locale. Collaboriamo con PwC per garantire il rispetto di tutte le norme locali in materia fiscale e di fatturazione elettronica.
Gli acquirenti e i fornitori che utilizzano il servizio Tungsten Network ricevono una fattura in formato immagine PDF firmata digitalmente. Tale immagine della fattura è conforme alle normative fiscali. L'acquirente può utilizzarla per il proprio flusso di lavoro o per scopi di verifica.
Gli iscritti al servizio Tungsten Network possono memorizzare i PDF firmati digitalmente nel proprio archivio elettronico o accedervi 24 ore su 24, 7 giorni su 7 dall'archivio di Tungsten Network.
Contattateci per informazioni più dettagliate sulla nostra conformità a livello globale.
È obbligatorio stampare o conservare copie delle fatture cartacee?
Il sistema di fatturazione elettronica di Tungsten Network non prevede alcun obbligo di stampare o conservare copie cartacee delle fatture. Tungsten Network non soltanto invia i dati delle fatture al sistema di contabilità dell'acquirente, ma invia anche un PDF con firma digitale che può essere utilizzato per il flusso di lavoro o per scopi di verifica fiscale. Tale fattura è conforme agli obblighi fiscali.
Tungsten Network conserva in archivio tutte le fatture inviate attraverso la rete di fatturazione elettronica. Tale archivio è disponibile a tutti i membri della rete 24 ore su 24, 7 giorni su 7 tramite il portale di Tungsten Network.
Con chi collabora Tungsten Network per garantire la conformità?
PricewaterhouseCoopers fornisce consulenza fiscale a Tungsten Network. Tungsten Network si avvale dei servizi offerti dagli uffici locali di PwC per mantenere i contatti con le autorità fiscali dei vari paesi, in modo che i suoi prodotti contengano sempre le informazioni più aggiornate in materia fiscale.
Collaboriamo con TrustWeaver per la firma digitale delle nostre fatture. TrustWeaver fornisce strumenti che facilitano la conformità e la verificabilità di documenti e processi aziendali tramite soluzioni elettroniche innovative basate su firma.
Siete "conformi in 48 paesi": cosa accade per i paesi in cui non risultate conformi?
In questo caso, Tungsten non sarà in grado di fornire una fattura elettronica fiscale legalmente valida e firmata digitalmente da TrustWeaver. In alternativa, Tungsten fornirà un'immagine del flusso di lavoro della fattura, che conterrà tutte le informazioni pertinenti ma non avrà valore di documento legale ai fini di eventuali verifiche o richieste di rimborso dell'IVA.
Che cos'è una firma digitale?
In sostanza, la firma digitale dimostra a un acquirente che una fattura è stata effettivamente inviata dal fornitore il cui nome è indicato nella fattura stessa. Le firme digitali vengono utilizzate per garantire l'autenticità dell'origine di una fattura, nonché l'integrità dei dati del documento originale. Le firme di Tungsten Network vengono emesse da TrustWeaver e contengono una marca temporale.
È necessario verificare tutte le firme prima di procedere all'elaborazione delle fatture in modo da completare l'iter di controllo: ove necessario, tale operazione può essere effettuata da Tungsten Network con l'esplicito consenso scritto del cliente.
Che cos'è l'archivio elettronico di Tungsten Network?
Tungsten Network conserva in archivio tutte le fatture inviate mediante le soluzioni di fatturazione elettronica. Tale archivio è disponibile a tutti i membri della rete 24 ore su 24, 7 giorni su 7 tramite il portale di Tungsten Network. Le fatture sono archiviate sequenzialmente ed è sempre possibile verificarle. Tungsten Network garantisce la leggibilità delle fatture conservate in archivio e adotta le misure necessarie per impedirne l'accesso non autorizzato.
L'invio di fatture tramite il Modulo Web è sicuro?
L'accesso al servizio Tungsten, incluso il Modulo Web, richiede tre autorizzazioni di credenziali. Inoltre, ciascuna sessione è protetta dalla crittografia SSL a 128 bit standard di settore, che utilizza certificati server di Classe 3 di Verisign. Una volta creata, la fattura viene conservata in un archivio sicuro dove è protetta mediante le misure di sicurezza più recenti che vengono testate ogni giorno.
Ciò significa che solo gli utenti autorizzati possono connettersi al sito e che, una volta connessi, tutte le comunicazioni sono private e i dati sono completamente protetti.
Come posso eseguire la registrazione?
La registrazione è da ritenersi completa solo quando viene selezionata e stabilita la connessione con i vostri clienti GE.
Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento
Come posso connettermi con il mio cliente?
Dopo aver effettuato l'accesso a Tungsten Network, fate clic sulla scheda Clienti e selezionate l'opzione Connetti a un cliente.
L'elenco completo e aggiornato delle entità acquirenti GE è disponibile qui: https://www.tungsten-network.com/customer-campaigns/ge/uk/entities/
Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.
Quando posso iniziare ad inviare fatture tramite Tungsten Network?
Riceverete un'e-mail con oggetto RTT (Ready to Transact), ovvero la notifica Pronto a operare. In questa e-mail GE le fornisce le istruzioni e le informazioni di contatto del suo esperto di iscrizione di GE. In caso di domande, o se preferite che venga saldato un debito residuo prima di iniziare ad utilizzare Tungsten, rivolgetevi all'esperto di iscrizione di GE. Se non avete altri dubbi, GE avvierà il processo di abilitazione entro 3 giorni. Per completare il processo saranno necessari fino a 5 giorni lavorativi, quindi entro un massimo di 8 giorni dalla ricezione dell'e-mail RTT, sarete in grado di visualizzare i suoi ordini di acquisto aperti sul portale.
In caso di problemi con la visualizzazione degli ordini di acquisto, contattate l'esperto di iscrizione di GE.
Come posso inviare la mia fattura?
Per inviare una fattura a GE, invece di crearla da zero, utilizzate sempre la scheda Ordini di acquisto per convertire i PO.
Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.
Come posso aggiungere i costi di trasporto ed imballaggio?
If you are a supplier of GE Renewable Energy Onshore-Offshore Wind, you are not allowed to add additional charges. Please reach out to your GE buyer/GE contact for further information.
If you are a supplier of GE Healthcare, GE Grid, GE Aviation or GE Corporate, please find the instructions here:
Durante la creazione di una fattura, avete la possibilità di inserire costi di trasporto o altri costi aggiuntivi. Sull'ultima pagina della procedura di conversione dei PO, dopo le vostre informazioni di contatto e quelle di GE, all'interno delle "voci della fattura" troverete un pulsante verde con il comando "Aggiungi". Facendo clic su questo pulsante potrete aggiungere i costi supplementari.
Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.
Come continuare a inviare le vostre bozze di fattura/fatture salvate
1. Fate clic su Visualizza tutto sulla pagina principale nella sezione del riepilogo delle fatture salvate.
2. Le fatture salvate verranno visualizzate sulla parte inferiore della pagina. Fate clic su Modifica.
3. Controllate e compilate i campi obbligatori (contrassegnati da un asterisco rosso).
4. Alla fine della pagina controllate i totali nel campo Riepilogo. Se risultano corretti, fate clic su Invia.
Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento
Perché i miei ordini di acquisto non sono disponibili?
Le possibili ragioni sono molteplici, di seguito elenchiamo le più comuni:
Perché i miei PO appaiono in grigio?
Perché il prezzo unitario visualizzato nel portale non corrisponde al prezzo concordato?
Rivolgetevi al richiedente GE per l'aggiornamento del database di GE con i vostri prezzi attuali. I dati modificati verranno integrati automaticamente su Tungsten entro alcune ore.
Perché la quantità ordinata visualizzata sul portale non corrisponde a quella concordata?
Rivolgetevi al richiedente GE per l'aggiornamento del database di GE con le quantità richieste. I dati modificati verranno integrati automaticamente su Tungsten entro alcune ore.
Perché non posso aggiungere l'aliquota fiscale?
Potete inserire l'importo dell'imposta nel campo "Totale imposta" durante l'ultimo passaggio della conversione dei PO, prima di fare clic sul pulsante "Invia".
Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.
Impostate i codici e le aliquote di imposta applicabili alla vostra azienda, prima di iniziare la fatturazione verso GE. Per ulteriori informazioni, visitate il sito https://www.tungsten-network.com/uk/support/tutorials/canada-how-to-add-applicable-tax-rates/
Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.
Non è possibile creare fatture fiscali estere su Tungsten Network. Se la vostra azienda opera in un altro paese, contattate l'esperto di iscrizione di GE.
Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.
Qual è la data della fattura?
La data della fattura creata in Tungsten corrisponde sempre al giorno in cui la fattura è stata inviata correttamente. Consigliamo vivamente di effettuare l'invio delle fatture in Tungsten il prima possibile, preferibilmente lo stesso giorno in cui viene creata la voce nel registro della contabilità clienti del vostro sistema di fatturazione.
Posso inviare più fatture per lo stesso PO?
Sì, se la quantità del PO copre l'importo delle fatture. Se il PO contiene più righe, potete fatturarne una sola e includere le altre in fatture successive. Se il PO contiene un'unica riga, dovreste modificare la quantità da fatturare nel campo relativo alla quantità, altrimenti il sistema utilizza automaticamente la Quantità disponibile totale, per impostazione predefinita. Lo stesso principio si applica ai PO con più righe in cui ne viene selezionata una sola.
Cosa posso fare se lo stato della mia fattura è "Non riuscita"? Posso inviarla nuovamente?
Se la fattura risulta "Non riuscita", significa che non ha superato la fase di convalida che Tungsten Network prevede per conto di GE, quindi la fattura non è stata inviata a GE.
Una fattura Non riuscita può essere inviata di nuovo; tuttavia, prima di fare un nuovo tentativo assicuratevi di controllare il motivo dell'errore e apportare le eventuali correzioni necessarie. Se non riuscite a comprendere il motivo dell'errore, create un ticket tramite il portale di Tungsten oppure contattate [email protected].
Cosa posso fare se lo stato della mia fattura è "Rifiutata"?
Please contact your GE buyer and\or Accounts Payables at https://gecorp.custhelp.com/app/utils/login_custom/redirect/S2PSupplierSupport%2Fcustomer_inquiry for rejection reason.
Cosa posso fare se lo stato della mia fattura rimane "Consegnata" per più di un giorno, cioè come posso fare in modo che passi allo stato "Approvata"?
Molto probabilmente si è verificato un problema tecnico con l'interfaccia tra i sistemi di Tungsten e GE. Create un ticket tramite il portale di Tungsten oppure scrivete a [email protected]
Quando verrà pagata la fattura inviata tramite Tungsten?
Il passaggio alla fatturazione elettronica non modifica in alcun modo i termini/le condizioni di pagamento concordate con GE. Tungsten non calcola la data di scadenza del pagamento; mostra unicamente i dati ricevuti dal sistema di GE.
Potete verificare la data di pagamento prevista inserendo il numero della fattura/numero del PO/numero della transazione nel campo di ricerca nel vostro account Tungsten oppure accedendo alla scheda "Fatture"- "Stato fattura".
La data di scadenza del pagamento viene mostrata quando la fattura si trova nello stato "Approvata".
Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.
Devo creare le fatture sia in Tungsten sia nel mio software di contabilità?
No, la fattura creata in Tungsten è valida ai fini legali e può essere utilizzata per scopi di contabilità.
Come posso aggiungere altri utenti?
Per aggiungere altri utenti occorre essere amministratori dell'account.
Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.
Come posso modificare i dati della mia società?
Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.
Come si crea un ticket di assistenza su Tungsten Network?
Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.
Ho creato un ticket con l'helpdesk di Tungsten, ma la risposta non risulta chiara; a chi posso rivolgermi?
Scrivete un'e-mail all'assistenza di livello 1: [email protected] e fornite il numero del ticket Tungsten.
Informazioni di contatto
Effettuando la registrazione a Tungsten Network, potrete contare su team di assistenza dedicati, che vi accompagneranno nel processo di transizione verso la vostra nuova piattaforma di fatturazione. I team di assistenza a cui potrete rivolgervi sono i seguenti: