Benvenuti alla fatturazione elettronica per GE

GE ha stabilito una partnership con Tungsten Network per offrire ai fornitori una modalità più semplice di invio delle fatture

Supporto in ogni fase del processo

Attingendo all'esperienza acquisita nel corso di un decennio, abbiamo raggruppato un'ampia serie di domande frequenti (FAQ) e documenti che vi aiuteranno in ogni fase della procedura

Domande generali

  • Tungsten Network fornisce soluzioni per la fatturazione elettronica, l'analisi e i flussi di lavoro a società di tutto il mondo. Per altre informazioni sui nostri prodotti e servizi, visiti il nostro sito web.

    • Una consegna sicura e garantita delle fatture, che non andranno mai più smarrite con la posta
    • Occorrerà meno tempo per elaborare le vostre fatture
    • Niente più ritardi dovuti a informazioni mancanti, a fatture pervenute alla scrivania sbagliata o ad errori manuali
    • Tecnologia per la FORMATTAZIONE DEI DATI ANY-TO-ANY: nessuna necessità di software o hardware aggiuntivi
    • Maggiore trasparenza dei processi e migliore gestione del flusso di cassa grazie alla funzione di accesso e reporting 24 ore su 24, 7 giorni su 7
    • Conformità IVA, indipendentemente dal luogo di invio o ricezione delle fatture
    • Invio delle fatture semplice ed economico, in qualsiasi momento
  • Sì, A partire dal 2016, l'uso del sistema di fatturazione elettronica di Tungsten diverrà uno dei criteri formali di selezione dei fornitori adottati da GE. Anche se ciò non comporterà necessariamente una immediata inidoneità dei fornitori che non presentano tale requisito, la nostra aspettativa a riguardo è che tali fornitori, col tempo, si troveranno inevitabilmente in una posizione svantaggiata.

  • Tungsten Network offre due soluzioni di fatturazione elettronica, ciascuna delle quali include un numero gratuito di fatture al mese.

    Per i fornitori di GE Healthcare, Renewable Energy, GE Corporate (SSS), GE Capital (SSS) e BHGE, precedentemente nota come GE Oil & Gas, tutte le transazioni effettuate tramite la soluzione Modulo Web sono gratuite!

    Per le altre unita' operative GE i fornitori che utilizzano il Modulo Web possono acquistare nuove transazioni tramite il portale di Tungsten Network. È possibile accedere alla pagina "Acquista transazioni Tungsten Network" dal menu "Fatturazione", lo stesso utilizzato per andare alla pagina "Crea fattura".

  • Le comunicazioni tra voi e il cliente continueranno ad avvenire nella stessa lingua. Potete continuare a inviare fatture nella stessa lingua normalmente utilizzata.

    Se avete bisogno di supporto, inviate una richiesta a Tungsten Network oppure contattate il team di assistenza.

Domande sulla registrazione

  • L'acquirente e il venditore devono essere entrambi membri di Tungsten Network per poter inviare e ricevere fatture elettroniche tramite Tungsten.

    Se avete ricevuto un'e-mail da parte di Tungsten Network che vi invita a entrare a far parte della rete per conto di GE, è sufficiente fare clic sul link di attivazione contenuto nell'e-mail e seguire la procedura di registrazione (si tratta di un link personalizzato contenente dati precaricati che vi aiuterà ad accelerare il processo di registrazione).

    Se non avete ricevuto alcuna e-mail, scrivete all'indirizzo [email protected] per richiedere il link di accesso alla registrazione.

    È possibile che molti dei suoi clienti siano già membri della rete. Entro 24 ore dalla registrazione a Tungsten Network potrà inviare loro fatture elettroniche.

  • Yes, regardless of the solution you choose, you will be required to accept Tungsten Network’s terms and conditions.

  • No, non è necessario software o hardware aggiuntivo. Per inviare le fatture elettroniche tramite Tungsten Network occorre solo una connessione a Internet.

  • I requisiti minimi del sistema operativo sono i seguenti: Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux o Mac OS 9.2*.

    I requisiti di browser minimi sono i seguenti: versione 9 di Internet Explorer e versioni più recenti di Firefox, Chrome, Safari e Opera.

  • Dopo che avrà effettuato l'iscrizione alla rete, Tungsten le consentirà di inviare fatture elettroniche a qualsiasi cliente acquirente che fa parte della rete senza costi aggiuntivi. Selezionate "Connetti a un cliente" nel portale del fornitore per individuare facilmente altri acquirenti.

  • No. GE si aspetta che, dopo la ricezione di tale notifica, l'invio di tutte le fatture avvenga tramite Tungsten e non vengano più inviate fatture cartacee (che, in caso di ricezione, saranno rifiutate). Questa misura eviterà possibili duplicazioni.

  • Quando un fornitore o un acquirente si registra al portale Tungsten, deve nominare un amministratore, i cui dati possono essere individuati facendo clic su “Il mio account” e quindi su “Il mio profilo”. I dati appariranno nella parte inferiore della schermata.

    L'amministratore può aggiungere nuovi utenti e modificare i diritti di accesso.

Conformità

  • Sì. Tungsten Network è una rete globale che permette agli iscritti di inviare e ricevere fatture in tutto il mondo. Tungsten Network rispetta le normative fiscali vigenti a livello locale, semplificando così i vostri obblighi di conformità. Grazie alla collaborazione con PwC, assicuriamo la conformità a tutte le normative in materia fiscale e di fatturazione vigenti in Europa, Nord America e nella regione Asia Pacifico.

    Contattateci per informazioni più dettagliate sulla nostra conformità a livello globale.

  • Sì. Le fatture elettroniche inviate tramite Tungsten Network sono conformi alle normative fiscali e in materia di IVA vigenti a livello locale. Collaboriamo con PwC per garantire il rispetto di tutte le norme locali in materia fiscale e di fatturazione elettronica.

    Gli acquirenti e i fornitori che utilizzano il servizio Tungsten Network ricevono una fattura in formato immagine PDF firmata digitalmente. Tale immagine della fattura è conforme alle normative fiscali. L'acquirente può utilizzarla per il proprio flusso di lavoro o per scopi di verifica.

    Gli iscritti al servizio Tungsten Network possono memorizzare i PDF firmati digitalmente nel proprio archivio elettronico o accedervi 24 ore su 24, 7 giorni su 7 dall'archivio di Tungsten Network.

    Contattateci per informazioni più dettagliate sulla nostra conformità a livello globale.

  • Il sistema di fatturazione elettronica di Tungsten Network non prevede alcun obbligo di stampare o conservare copie cartacee delle fatture. Tungsten Network non soltanto invia i dati delle fatture al sistema di contabilità dell'acquirente, ma invia anche un PDF con firma digitale che può essere utilizzato per il flusso di lavoro o per scopi di verifica fiscale. Tale fattura è conforme agli obblighi fiscali.

    Tungsten Network conserva in archivio tutte le fatture inviate attraverso la rete di fatturazione elettronica. Tale archivio è disponibile a tutti i membri della rete 24 ore su 24, 7 giorni su 7 tramite il portale di Tungsten Network.

  • PricewaterhouseCoopers fornisce consulenza fiscale a Tungsten Network. Tungsten Network si avvale dei servizi offerti dagli uffici locali di PwC per mantenere i contatti con le autorità fiscali dei vari paesi, in modo che i suoi prodotti contengano sempre le informazioni più aggiornate in materia fiscale.

    Collaboriamo con TrustWeaver per la firma digitale delle nostre fatture. TrustWeaver fornisce strumenti che facilitano la conformità e la verificabilità di documenti e processi aziendali tramite soluzioni elettroniche innovative basate su firma.

  • In questo caso, Tungsten non sarà in grado di fornire una fattura elettronica fiscale legalmente valida e firmata digitalmente da TrustWeaver. In alternativa, Tungsten fornirà un'immagine del flusso di lavoro della fattura, che conterrà tutte le informazioni pertinenti ma non avrà valore di documento legale ai fini di eventuali verifiche o richieste di rimborso dell'IVA.

  • In sostanza, la firma digitale dimostra a un acquirente che una fattura è stata effettivamente inviata dal fornitore il cui nome è indicato nella fattura stessa. Le firme digitali vengono utilizzate per garantire l'autenticità dell'origine di una fattura, nonché l'integrità dei dati del documento originale. Le firme di Tungsten Network vengono emesse da TrustWeaver e contengono una marca temporale.

    È necessario verificare tutte le firme prima di procedere all'elaborazione delle fatture in modo da completare l'iter di controllo: ove necessario, tale operazione può essere effettuata da Tungsten Network con l'esplicito consenso scritto del cliente.

  • Tungsten Network conserva in archivio tutte le fatture inviate mediante le soluzioni di fatturazione elettronica. Tale archivio è disponibile a tutti i membri della rete 24 ore su 24, 7 giorni su 7 tramite il portale di Tungsten Network. Le fatture sono archiviate sequenzialmente ed è sempre possibile verificarle. Tungsten Network garantisce la leggibilità delle fatture conservate in archivio e adotta le misure necessarie per impedirne l'accesso non autorizzato.

  • L'accesso al servizio Tungsten, incluso il Modulo Web, richiede tre autorizzazioni di credenziali. Inoltre, ciascuna sessione è protetta dalla crittografia SSL a 128 bit standard di settore, che utilizza certificati server di Classe 3 di Verisign. Una volta creata, la fattura viene conservata in un archivio sicuro dove è protetta mediante le misure di sicurezza più recenti che vengono testate ogni giorno.

    Ciò significa che solo gli utenti autorizzati possono connettersi al sito e che, una volta connessi, tutte le comunicazioni sono private e i dati sono completamente protetti.

Invio delle fatture tramite Tungsten Network

    • Ho ricevuto una lettera di invito da Tungsten Network per conto di GE
    1. Se la lettera contiene un link, fate clic sul link e compilate i campi obbligatori
    2. Se la lettera non contiene un link, contattate l'esperto di iscrizione di GE

    La registrazione è da ritenersi completa solo quando viene selezionata e stabilita la connessione con i vostri clienti GE.

    • Non ho ricevuto alcuna lettera di invito ma vorrei iscrivermi comunque – registrazione ad hoc
    1. Accedete alla pagina tungsten-network.com/register
    2. Ricerca l'azienda
    3. Inserisca i dettagli dell'azienda
    4. Inserisca i dettagli utente
    5. Accetti i Termini e condizioni di Tungsten Network
    6. Registrazione completata
    7. La registrazione è da ritenersi completa solo quando viene selezionata e stabilita la connessione con i vostri clienti GE.

    Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento

     

     

  • Dopo aver effettuato l'accesso a Tungsten Network, fate clic sulla scheda Clienti e selezionate l'opzione Connetti a un cliente.

    L'elenco completo e aggiornato delle entità acquirenti GE è disponibile qui: https://www.tungsten-network.com/customer-campaigns/ge/uk/entities/

    Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.

     

  • Riceverete un'e-mail con oggetto RTT (Ready to Transact), ovvero la notifica Pronto a operare. In questa e-mail GE le fornisce le istruzioni e le informazioni di contatto del suo esperto di iscrizione di GE. In caso di domande, o se preferite che venga saldato un debito residuo prima di iniziare ad utilizzare Tungsten, rivolgetevi all'esperto di iscrizione di GE. Se non avete altri dubbi, GE avvierà il processo di abilitazione entro 3 giorni. Per completare il processo saranno necessari fino a 5 giorni lavorativi, quindi entro un massimo di 8 giorni dalla ricezione dell'e-mail RTT, sarete in grado di visualizzare i suoi ordini di acquisto aperti sul portale.

    In caso di problemi con la visualizzazione degli ordini di acquisto, contattate l'esperto di iscrizione di GE.

  • Per inviare una fattura a GE, invece di crearla da zero, utilizzate sempre la scheda Ordini di acquisto per convertire i PO.

    1. Accedere al portale Tungsten Network www.tungsten-network.com/login
    2. Dopo aver effettuato l'accesso, fate clic su Ordini di acquisto sul lato sinistro dello schermo. Selezionate il cliente ed impostate un intervallo temporale (si consiglia un periodo di 12 mesi). Quindi fate clic su "Esegui".
    3. Fate clic sul pulsante blu con il segno più, che si trova subito prima del PO.
    4. Fate clic sul pulsante Accetta PO, in fondo alla pagina (potete anche scegliere di rifiutarlo o archiviarlo).
    5. Fate clic sul pulsante Converti ordine di acquisto.
    6. Inserite il numero della fattura, quindi selezionate la riga spuntando la casella bianca. Inserite l'importo desiderato ed aggiungete l'aliquota di imposta.
    7. Verificate che i dati inseriti fino a questo momento siano corretti.
    8. Nell'ultima pagina, potrete fornire le vostre informazioni di contatto, aggiungere costi di trasporto o costi aggiuntivi se presenti (utilizzando il pulsante verde "AGGIUNGI", vedi immagine nel pdf sotto) e allegare documentazione aggiuntiva di supporto se lo desiderate. Quindi dovrete inserire la data di esigibilità dell'imposta a destra e la data di consegna. Se non conoscete questi dettagli, potete inserire la data di invio della fattura.
    9. Fate clic sul pulsante "Invia fattura" e l'invio sarà completato.

    Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.

  • If you are a supplier of GE Renewable Energy, you are not allowed to add additional charges. Please reach out to your GE buyer/GE contact for further information.

    Se siete fornitori di GE Healthcare, seguite le istruzioni riportate di seguito:

    Durante la creazione di una fattura, avete la possibilità di inserire costi di trasporto o altri costi aggiuntivi. Sull'ultima pagina della procedura di conversione dei PO, dopo le vostre informazioni di contatto e quelle di GE, all'interno delle "voci della fattura" troverete un pulsante verde con il comando "Aggiungi". Facendo clic su questo pulsante potrete aggiungere i costi supplementari.

    Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.

     

  • Le possibili ragioni sono molteplici, di seguito elenchiamo le più comuni:

    • Assicuratevi di utilizzare il criterio corretto quando eseguite la ricerca dei PO nella scheda "Ordini di acquisto". Provate a lasciare tutti i criteri sui valori predefiniti eccetto quelli relativi a cliente e intervallo temporale dei PO che devono essere selezionati obbligatoriamente e GE consiglia di impostare "Ultimi 12 mesi" oppure un periodo personalizzato. Tutti gli ordini di acquisto creati e modificati nell'arco di 1 o 2 anni, a seconda dell'unità aziendale di GE, sono caricati su Tungsten.
    • Avete ricevuto una lettera di invito alla registrazione che includeva un link, ma avete effettuato la registrazione tramite il portale ignorando il collegamento ipertestuale. Potreste avere più account Tungsten e gli ordini di acquisto potrebbero essere associati all'account errato; in tal caso, è necessario unire gli account e per farlo dovete inviare un'e-mail all'indirizzo [email protected]
    • Avete ricevuto una notifica e-mail che vi confermava che il vostro account è Pronto a operare ma gli ordini di acquisto non sono disponibili. L'e-mail vi informa che avete 3 giorni per sollevare dubbi o porre domande direttamente a GE prima che quest'ultima proceda all'attivazione del vostro account. Se non avete fornito alcun feedback, l'attivazione avrà luogo automaticamente entro 7 giorni lavorativi e non sono richieste altre azioni da parte vostra. Se dopo 5 giorni lavorativi gli ordini di acquisto non sono ancora disponibili, contattate il team di GE: [email protected]
    • Se l'ordine di acquisto (PO) risale ad oltre 2 anni prima oppure è stato fatturato interamente, il PO non sarà visualizzato sul portale. In tal caso, chiedete all'acquirente GE di rinnovare il PO o di fornirvene uno nuovo.
    • Ogni riga di PO presenta una casella di spunta che è necessario selezionare per indicare il PO da convertire. Se la riga è selezionata ma i campi rimangono grigi, significa che l'ordine di acquisto è privo di una nota di ricezione merci. In tal caso, dovreste contattare l'acquirente GE o l'amministratore dei PO perché creino una nota di ricezione merci.
      Una volta creata la nota di ricezione, il PO in Tungsten viene aggiornato entro alcune ore, al massimo il giorno successivo.
    • Se la Quantità disponibile è 0, perché avete già inviato una fattura per quella riga, i rispettivi campi saranno grigi. Se desiderate inviare altre fatture per quella riga, contattate l'acquirente GE.
  • Rivolgetevi al richiedente GE per l'aggiornamento del database di GE con i vostri prezzi attuali. I dati modificati verranno integrati automaticamente su Tungsten entro alcune ore.

  • Rivolgetevi al richiedente GE per l'aggiornamento del database di GE con le quantità richieste. I dati modificati verranno integrati automaticamente su Tungsten entro alcune ore.

    • La mia azienda è registrata negli Stati Uniti e non riesco a trovare le aliquote fiscali da applicare nel Modulo Web

    Potete inserire l'importo dell'imposta nel campo "Totale imposta" durante l'ultimo passaggio della conversione dei PO, prima di fare clic sul pulsante "Invia".

    Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.

    • La mia azienda è registrata in Canada e non riesco a trovare le aliquote fiscali da applicare nel Modulo Web

    Impostate i codici e le aliquote di imposta applicabili alla vostra azienda, prima di iniziare la fatturazione verso GE. Per ulteriori informazioni, visitate il sito https://www.tungsten-network.com/uk/support/tutorials/canada-how-to-add-applicable-tax-rates/

    Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.

    • Paesi IVA/GST

    Non è possibile creare fatture fiscali estere su Tungsten Network. Se la vostra azienda opera in un altro paese, contattate l'esperto di iscrizione di GE.

    Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.

     

     

  • La data della fattura creata in Tungsten corrisponde sempre al giorno in cui la fattura è stata inviata correttamente. Consigliamo vivamente di effettuare l'invio delle fatture in Tungsten il prima possibile, preferibilmente lo stesso giorno in cui viene creata la voce nel registro della contabilità clienti del vostro sistema di fatturazione.

  • Sì, se la quantità del PO copre l'importo delle fatture. Se il PO contiene più righe, potete fatturarne una sola e includere le altre in fatture successive. Se il PO contiene un'unica riga, dovreste modificare la quantità da fatturare nel campo relativo alla quantità, altrimenti il sistema utilizza automaticamente la Quantità disponibile totale, per impostazione predefinita. Lo stesso principio si applica ai PO con più righe in cui ne viene selezionata una sola.

  • Se la fattura risulta "Non riuscita", significa che non ha superato la fase di convalida che Tungsten Network prevede per conto di GE, quindi la fattura non è stata inviata a GE.

    Una fattura Non riuscita può essere inviata di nuovo; tuttavia, prima di fare un nuovo tentativo assicuratevi di controllare il motivo dell'errore e apportare le eventuali correzioni necessarie. Se non riuscite a comprendere il motivo dell'errore, create un ticket tramite il portale di Tungsten oppure contattate [email protected].

  • GE ha rifiutato la fattura. Per ulteriori domande, scrivete all'indirizzo: [email protected]

  • Molto probabilmente si è verificato un problema tecnico con l'interfaccia tra i sistemi di Tungsten e GE. Create un ticket tramite il portale di Tungsten oppure scrivete a [email protected]

  • Il passaggio alla fatturazione elettronica non modifica in alcun modo i termini/le condizioni di pagamento concordate con GE. Tungsten non calcola la data di scadenza del pagamento; mostra unicamente i dati ricevuti dal sistema di GE.

    Potete verificare la data di pagamento prevista inserendo il numero della fattura/numero del PO/numero della transazione nel campo di ricerca nel vostro account Tungsten oppure accedendo alla scheda "Fatture"- "Stato fattura".

    La data di scadenza del pagamento viene mostrata quando la fattura si trova nello stato "Approvata".

    Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.

  • No, la fattura creata in Tungsten è valida ai fini legali e può essere utilizzata per scopi di contabilità.

  • Per aggiungere altri utenti occorre essere amministratori dell'account.

     

    1. Accedete alla pagina tungsten-network.com/login
    2. Dopo aver effettuato l'accesso, fate clic su Il tuo account in alto a destra della pagina
    3. Fate clic su Visualizza gli utenti e i loro diritti
    4. In questo modo potrete visualizzare gli utenti attuali e trasferire i diritti di amministratore a un altro utente facendo clic su Amministratore.
    5. Potete modificare il profilo di un utente attuale o i suoi diritti di accesso facendo clic sul pulsante di modifica
    6. Per aggiungere un nuovo utente, fate clic su "Aggiungi", inserite i relativi dettagli e fate clic su Salva. Il nuovo utente riceverà un'e-mail per l'impostazione delle credenziali di accesso
    7. Dopo aver salvato, potete fare clic sulla scheda "Diritti di accesso" per stabilire il livello di accesso. Una volta completate le impostazioni, fate clic su Salva

    Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.

    1. Accedete alla pagina tungsten-network.com/login
    2. Dopo aver effettuato l'accesso, fate clic su Il tuo account in alto a destra della pagina
    3. Fate clic su "Aggiorna i dati della società"

    Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.

     

    1. Accedere al portale Tungsten Network www.tungsten-network.com/login
    2. Dopo aver effettuato l'accesso, fate clic su Assistenza e supporto in alto a destra della pagina, quindi fate clic su Crea ticket
    3. Inserite la richiesta includendo il maggior numero di dettagli possibile, quindi fate clic su Invia. A questo punto vi verrà fornito un numero di riferimento del ticket che vi consentirà di tracciarlo.

    Per istruzioni più dettagliate, consultate il nostro PDF che riporta anche le schermate di riferimento.

  • Scrivete un'e-mail all'assistenza di livello 1: [email protected] e fornite il numero del ticket Tungsten.

  • Effettuando la registrazione a Tungsten Network, potrete contare su team di assistenza dedicati, che vi accompagneranno nel processo di transizione verso la vostra nuova piattaforma di fatturazione. I team di assistenza a cui potrete rivolgervi sono i seguenti: